Algunos piensan que administrar un centro escolar es tarea sencilla
Y tú que lo vives, sabes que no es así...
Primero tienes el problema de que no consigues matrícula suficiente para llegar al objetivo que te has puesto.
Segundo; cuando consigues alumnos, tienes el problema de que no los puedes retener porque durante su estancia en tu escuela no has podido ofrecerles una buena experiencia en la administración de su caso personal, o porque entre tu personal docente no encuentran incentivos para mantenerse en su jornada.
El resultado es que deciden ir a otra escuela y tu ciclo de tensión para llenar las aulas vuelve a empezar: A buscar estudiantes nuevos y esperar a que los que tienes no pidan su baja.
Y así, cada nuevo ciclo escolar. Te pasa una y otra vez.
No eres el único, te lo aseguro porque he vivido tu situación desde dentro, en el área de captación, e inscripciones y en la de docencia.
En la captación he estado junto a vendedores desesperados por llegar a su objetivo de matrícula cuyo único argumento es ofrecer becas sin control ni medida, sólo para cumplir su meta.
En la docencia, porque muchos de mis colegas profesores son desempleados; están de paso en una escuela y no tienen la menor inquietud por incentivar el crecimiento de sus estudiantes.
Pero tu problema es otro, y no lo sabes.
Te has convencido de que este es el comportamiento normal en el sector educativo y no haces nada por resolverlo. Tu cerebro ha normalizado esto y te justificas, sin imaginar que esta es la consecuencia de un problema mayor que desconoces.
Tus ojos están puestos en administrar las consecuencias, y no tienes la menor idea de que tu historia puede ser diferente si tan sólo haces unos ajustes en los procesos escolares.
¿No te has cansado de vivir en esa tensión una y otra vez?
Déjame decirte que esa tensión que vives al inicio de cada ciclo escolar no es vida para ti, ni para tu personal, y mucho menos para tus estudiantes (o quienes ahora son prospectos).
Mira...
Imagína que llegas al cine; sabes que la película empieza pronto, así que, decides comprar algo en la dulcería, pero sucede que la persona que te atiende no tiene idea de cómo darte una buena experiencia; te hace esperar porque comete errores al tomar tu orden, porque lo hace en un Excel o en un sistema de ventas que no entiende o no sabe cómo operar la terminal bancaria.
La siguiente ocasión que pienser en ir al cine evitarás esa sucursal, porque tu experiencia previa no ha sido buena.
Sin que lo sepas, y peor si lo sabes, esa puede ser la misma experiencia que viven quienes estudian o aspiran a estudiar en tu escuela.
Se encuentran con más razones para decir que no, que para quedarse.
Y si volteas a ver a tu personal, te darás cuenta de que su día de tabajo no es un picnic.
La sufren aunque no te lo digan (peor aún si te lo han dicho y no has escuchado).
Pero sabes muy bien que tienes más problemas...
- No tienes todo el contol sobre el pago de colegiaturas.
- No hay una comuncación deficiente entre profesores y sus coordinadores.
- Padeces de huecos en la interacción entre estudiantes y profesores.
- Tienes un desorden en los expedientes y registros de los estudiantes.
- Hay descontrol en la asignación de recursos para la operación del centro escolar.
- No tienes claro el número de horas asignadas a cada profesor ni cómo saber si cumple con ellas.
- Imposible cumplir con todas la normatividad porque no hay conexión entre los procesos.
- La nómina es un caos porque debes alimentar manualmente mucha de la información.
- No puedes hacer análisis ni reportes de tus procesos.
- La matrícula es el lenta y manual.
- No tienes claridad al asignar horarios y aulas.
- Descontrol sobre las asistencias de los estudiantes.
- No tienes seguimiento claro sobre los planes de estudio.
- Los estudiantes enfrentan problemas para acceder a materiales educativos.
Y eso es sólo el principio. Si sigues tu sabes que la lista es muy larga.
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- Que en la final de la copa América 2024 hubiera administrado sin fallas las entradas al estadio.
- Que tú quiseras que las aerolíneas la tuvieran para que tu asiento no esté ocupado por otra persona cuando llegas a él.
- Que no tengas que buscar la liga de acceso a tus reuniones virtuales. Nunca más tendrás que decire eso de: "¿Dónde está el enlace?"
- Que hará visible y feliz a tu cuenta bancaria.
¿Por qué?
- Porque sabrás quiénes son, dónde están y qué necesitan tus prospectos.
- Captarás más estudiantes porque tus procesos de marketing y seguimiento ahora serán más ágiles.
- Tus vendedores serán más eficientes porque más prospectos se matricularán.
- Te comunicarás más fácilmente con los estudiantes y no pensarán en abandonar. Y si alguno lo piensa, podrás detectarlo antes de que ocurra.
- Tus profesores no se limitarán a enseñar, sino a ser parte crucial en la permanencia de tus estudiantes.
- Cumplirás con las normas de gobierno en el momento en que te pidan evidencia.
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